Boekhouding

Boekhouden is het bijhouden van de in hun ondernemingen gedane uitgaven en verkregen ontvangsten, en de vermogenspositie van het bedrijf. De doelen hiervan zijn onder andere:

• Overzicht te hebben en te houden in de financiële positie van het bedrijf.
• Inzicht te krijgen in de winsten en verliezen.
• Afleggen van verantwoording over het gevoerde financiële beleid.
• Gegevens te leveren voor kostprijsbepaling en voorcalculaties en het uitbrengen van offertes.

De boekhouding krijgt vorm met een grootboek. Het grootboek bestaat uit rekeningen of kaarten waarop per soort financieel feit de waardeveranderingen worden weergegeven. Het grootboek wordt ingeboekt met journaalposten, ook wel "boekingen" genoemd. Het grootboek wordt op zijn beurt gebruikt om de jaarstukken te maken, bestaande uit:

• Jaarrekening: de balans en winst-en-verliesrekening, met toelichting en
• Jaarverslag: tekstuele toelichting bij de jaarrekening en verwachtingen.

De boekhouder wordt gecontroleerd door een accountant, die beroepsmatig jaarrekeningen controleert. Deze controle van jaarrekeningen wordt in Nederland uitgevoerd door een registeraccountant of een accountant-administratieconsulent, en in België door de bedrijfsrevisor.

De boekhouding wordt meestal gevoerd op een computer in een boekhoudprogramma. Hierin worden facturen (zowel inkoop- als verkoopfacturen) verwerkt, bankafschriften geboekt, en allerlei andere boekingen gedaan (hierbij valt de denken aan de salarisverwerking, of de activa-registratie). Naast de gewone grootboekadministratie kan men semiautomatisch een balans en resultatenrekening vervaardigen.

Houten model van bierbrouwers in het oude Egypte met rechts een boekhouder die de hoeveelheid bier telt.

Door de eeuwen heen hielden met name handelaren een boekhouding bij, teneinde een overzicht te hebben en houden van de in hun ondernemingen gedane uitgaven en verkregen ontvangsten, om uiteindelijk te komen tot een inzicht in de winsten en verliezen. Van de oudheid tot en met de middeleeuwen verliep dit op basis van enkel boekhouden, dat wil zeggen: zonder een grootboek te maken; de balans werd daarbij door inventarisatie vastgesteld. Er waren vele methoden van boekhouden. Deze zijn deels overgeleverd uit diverse culturen, onder meer uit Babylonië vanuit kleitabletten en uit het Oude Egypte vanuit papyrusrollen.

Portret van Luca Pacioli, 1495

In de renaissance ontstond in Italië voor het eerst het systeem met dubbel boekhouden. De eerste beschrijving van het dubbel boekhouden is gepubliceerd in 1494 in het boekSumma de Arithmetica Geometria Proportione et Proportionalita door de Italiaanse franciscaner monnik Luca Pacioli. Het dubbel boekhouden heeft als voordeel, dat door elke post op twee rekeningen te boeken, eventuele (enkelvoudige) fouten uiteindelijk altijd gevonden zullen worden. Daarnaast kan op ieder gewenst moment inzicht worden verkregen in de actuele stand van bezittingen en schulden.

Duits koopman met zijn hoofdboekhouder, 1517.

In 1762 publiceerde de Oostenrijkse Hofrat Johann Matthias Puechberg in Einleitung zu einem verbesserten Kameral-Rechnungsfuße, auf die Verwaltung einer Kameral-Herrschaft angewandt, de nieuwe kameraalstijl. In de door hem beschreven methode worden naast de ontvangsten en uitgaven ook de opdrachten tot ontvangsten en uitgaven geboekt. Door de opdrachten (de soll-positie) te vergelijken met de daadwerkelijke ontvangsten en uitgaven (de ist-positie]) is een betere controle mogelijk. Bovendien kan de jaarrekening eerder opgemaakt worden, door voor de na het eind van het jaar nog niet geëffectueerde ontvangsten en uitgaven uit te gaan van de 'soll'posten.

Het systeem van dubbel boekhouden is echter lang omstreden gebleven. Zo stelde bijvoorbeeld L. Droogleever Fortuijn in 1868, dat het "dubbel-boekhouden noch geschikt is voor kleinhandelaars, noch voor winkeliers, noch voor fabrikanten, noch voor renteniers, noch voor landbouwers; het is alleen goed voor den groot-handelaar en daarom heet het dan ook koopmansboekhouden".[1] Tot in die tijd was boekhouden voor de meeste bedrijven slechts een middel om achteraf het bedrijfsresultaat vast te stellen en dit gebeurde in de regel aan het eind van het jaar. Hoe dit resultaat tot stand was gekomen las men af uit de resultatenrekening, maar hoefde niet uit de boeken zelf te blijken. De meeste bedrijven hadden "waarschijnlijk nauwelijks inzicht in de opbouw van de kosten."[2]

Het is tegenwoordig een eis van de overheid, dat een ondernemer een methode van boekhouden gebruikt zoals gangbaar binnen diens branche. In de praktijk is dat altijd een systeem gebaseerd op dubbel boekhouden. Verder dient de ondernemer "goed koopmansgebruik" te tonen.

Boekhoudingen worden tegenwoordig veelal gevoerd met behulp van standaard softwarepakketten op de eigen computer. In opkomst zijn de zogenaamde Application Service Provider (ASP)-toepassingen waarbij de boekhouder gebruikmaakt van een internetapplicatie.

De wettelijke verplichting tot het voeren van een boekhouding vloeit voort uit het burgerlijk wetboek boek 3 art. 15i lid 1:

Een ieder die een bedrijf of zelfstandig een beroep uitoefent, is verplicht van zijn vermogenstoestand en van alles betreffende zijn bedrijf of beroep, naar de eisen van dat bedrijf of beroep, op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde zijn rechten en verplichtingen kunnen worden gekend.

Voor rechtspersonen is een vergelijkbare bepaling opgenomen in Boek 2 van het Nederlandse Burgerlijk Wetboek, art. 10 lid 1:

Het bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de rechtspersoon en van alles betreffende de werkzaamheden van de rechtspersoon, naar de eisen die voortvloeien uit deze werkzaamheden, op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon kunnen worden gekend.

Voor de heffing van de rijksbelastingen is een administratieplicht opgenomen in art. 52 leden 1 en 2 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen:

1. Administratieplichtigen zijn gehouden van hun vermogenstoestand en van alles betreffende hun bedrijf, zelfstandig beroep of werkzaamheid naar de eisen van dat bedrijf, dat zelfstandig beroep of die werkzaamheid op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde hun rechten en verplichtingen alsmede de voor de heffing van belasting overigens van belang zijnde gegevens hieruit duidelijk blijken.

2. Administratieplichtigen zijn: a. lichamen; b. natuurlijke personen die een bedrijf of zelfstandig een beroep uitoefenen, alsmede natuurlijke personen die belastbare winst uit onderneming als bedoeld in artikel 3.3 van de Wet inkomstenbelasting 2001 genieten; c. natuurlijke personen die inhoudingsplichtige zijn; d. natuurlijke personen die een werkzaamheid als bedoeld in de artikelen 3.91 en 3.92 van de Wet inkomstenbelasting 2001 verrichten.

De boekhoudplicht voor de rijksoverheid is in de Comptabiliteitswet 2001 geregeld.

Art. III.82 WER:

Elke onderneming voert een voor de aard en omvang van haar bedrijf passende boekhouding en neemt de bijzondere wetsvoorschriften betreffende dat bedrijf in acht.

De boekhouding verschaft informatie die gebruikt wordt voor bedrijfseconomische beslissingen. Men deelt het daarom vaak in bij bedrijfseconomie. Men moet echter bedacht zijn op twee fundamentele verschillen tussen beide disciplines: ten eerste houdt boekhouding zich bezig met feiten, terwijl economie zich richt op mogelijkheden en keuzes; ten tweede is boekhouden een ambacht met een lange traditie, terwijl economie een wetenschap is.

Men zou kunnen zeggen dat boekhouding het verhaal vertelt over wat er in het verleden is gebeurd, terwijl economie het optimale beleid probeert kiezen dat met enige waarschijnlijkheid een gunstige toekomst garandeert.

In Nederland zijn de basisbegrippen van het boekhouden opgenomen in de opleiding Praktijkdiploma Boekhouden (PDB). Een vervolgstudie op PDB is de opleiding Moderne Bedrijfsadministratie (MBA).

• Management accounting

Zie de categorie Accounting van Wikimedia Commons voor mediabestanden over dit onderwerp.

Zoek boekhouding op in het WikiWoordenboek.