Microsoft Office 365

Het aanbod van internetdiensten is gebaseerd op bestaande software van Microsoft. In plaats van deze software op computers van of bij de betreffende organisatie te installeren, maakt Office 365 gebruik van servers die door Microsoft geïnstalleerd en beheerd worden. Office 365 valt in de categorie SaaS en is een voorbeeld van cloud computing. Hierdoor draait Office 365 als online dienst op elk platform dat internet ondersteunt.

Voor de gebruiker is het niet relevant waar de servers staan en de data zijn opgeslagen omdat het een internetdienst is. De gegevens worden in meerdere datacentra opgeslagen en de gebruiker maakt verbinding met de dichtstbijzijnde server. Een Amerikaan die inlogt op Office 365 zal bijvoorbeeld verbonden worden met een Amerikaanse server, een Europeaan met een server in Amsterdam of Ierland.

De e-mailservice draait op Microsoft Exchange Server 2016 en voor IM wordt gebruikgemaakt van Lync. Met het onderdeel SharePoint 2013, kan de gebruiker een eigen intranet opzetten voor interne communicatie of voor communicatie met zakenpartners.

Met Office Professional Plus heeft de gebruiker toegang tot de geabonneerde versie van standaard Office-applicaties zoals Word, Excel, PowerPoint en OneNote.

Office 365 richt zich op vijf doelgroepen: thuisgebruik, kleine bedrijven, grote bedrijven, overheid en het onderwijs. Er zijn vijf verschillende formules beschikbaar:

• 365 for Home: bedoeld voor thuisgebruik;
• 365 for Small business: bedoeld voor het midden- en kleinbedrijf;
• 365 for Enterprises: bedoeld voor de grootzakelijke markt;
• 365 for Government: bedoeld voor overheidsinstellingen;
• 365 for Education: bedoeld voor onderwijsinstellingen die de diensten kunnen aanbieden aan hun studenten of leerlingen.

De prijzen van deze formules zijn verschillend en afhankelijk van de doelgroep. De belangrijkste prijsverschillen worden veroorzaakt door al dan niet geïnstalleerde (desktop) Office, de opslagcapaciteit, de maximale grootte van e-mails en de aanwezigheid van de integratie met Active Directory Federation Services. Dit laatste zorgt ervoor dat de Active Directory van de bestaande IT-infrastructuur geïntegreerd of gekoppeld kan worden met de Office 365-accounts.

Omdat organisaties die gebruikmaken van Office 365 geen eigen servers hebben waarop de software draait is het beheer van dergelijke diensten heel anders dan het zelf exploiteren van deze diensten. In plaats van het installeren van alle Office applicaties op de computers van gebruikers en het beheren van de servers zoals Exchange of Sharepoint in een bestaand Active Directory-domein van Windows. In een dergelijk traditioneel concept maakt een IT-beheerder een Windows-account aan op een Windows Server en kent hem via Active Directory rechten toe. Deze gebruikersinformatie vormt een domeinaccount en de gebruiker logt in op zijn computer met deze inloggegevens. De instellingen in de Active Directory bepalen welke rechten de gebruiker heeft in de hele IT-omgeving: de toegang tot bestanden die op de betreffende lokale computer staan, de toegang tot data die is opgeslagen op centrale computers, de e-mail die binnenkomt op de Exchangeserver etc. In principe kan de gebruiker alleen gebruikmaken van de diensten als hij gebruikmaakt van een werkstation binnen de organisatie: het is niet zomaar mogelijk om gebruik te maken van de data en diensten als de gebruiker niet op kantoor is en/of niet gebruikmaakt van zijn eigen computer.

Bij een online dienst, zoals Office 365, is het niet nodig om gebruik te maken van een specifieke computer en hoeft er ook geen verbinding te zijn met het bedrijfsnetwerk. Om de diensten te kunnen gebruiken kan de gebruiker net zo makkelijk zijn eigen privécomputer gebruiken.

In het traditionele concept maakt de IT-beheerder een centrale account aan voor alle IT-acties van het bedrijf. Maar met Office 365 moet een account aangemaakt worden op de servers van de dienstaanbieder (Microsoft dus). Via een speciale webportal kunnen IT-beheerders een 365-account aanmaken waarbij rechten kunnen worden toegekend aan die gebruikers: hoe luidt het e-mailadres van de gebruiker, welke data kan de gebruiker lezen en/of bewerken, wat voor rechten heeft hij binnen Sharepoint en welke online officepakketten zijn beschikbaar. Vaak zal de organisatie echter ook nog andere software gebruiken die niet in de Office 365-omgeving beschikbaar is, maar op eigen of andere servers draait. Denk bijvoorbeeld aan een boekhoudprogramma of een pakket voor Customer relationship management. Via BPOS is het overigens ook mogelijk om Microsoft Dynamics als een SaaS-dienst te gebruiken.

In veel gevallen zal een organisatie naast Office 365 ook nog een eigen infrastructuur hebben op basis van een Windowsdomein met diverse servers en werkstations. De organisatie kan ervoor kiezen alleen de Office 365-diensten toegankelijk te maken voor gebruik vanaf internet, maar er kan ook gekozen worden voor een systeem waarbij de non Office 365-applicaties ook toegankelijk zijn vanaf internet - bijvoorbeeld via een Citrixomgeving of een session-host voor Microsoft Terminal Server/Remote Desktop.

Via Active Directory Federation Services bestaan er mogelijkheden om de Office 365-accounts te koppelen aan dezelfde active directory als de eigen bestaande IT-infrastructuur en dit zorgt ervoor dat Single Sign-on optimaal benut wordt.[5][6]

Als onderdeel van de dienst kunnen gebruikers gebruikmaken van de Office 365-helpdesk. De ondersteuning voor Europa is door Microsoft uitbesteed aan Hewlett-Packard in Leixlip, Ierland voor Tier 1- en Tier 2-ondersteuning. Pas als de gespecialiseerde medewerkers van Tier 2 een probleem niet kunnen oplossen wordt het probleem gecommuniceerd naar Microsoft zelf.[7] In tegenstelling tot Professional Support op Microsoftproducten zijn de supportdiensten voor BPOS en Office 365 gratis.

Office 365 is de opvolger van BPOS. Office 365 maakt in de achtergrond gebruik van Exchange 2016 en SharePoint 2016. Bestaande BPOS-gebruikers werden gemigreerd naar Office 365.[8]

Microsoft is niet de enige organisatie die professionele mail en officeapplicaties aanbiedt. Ook Google levert vergelijkbare diensten via Gmail en Google Docs. Daarnaast zijn er ook diverse aanbieders van andere SaaS-oplossingen.

Office 365 is voortdurend in ontwikkeling. Hierdoor beschikken gebruikers van Office 365 altijd over de laatste versie. Een zorg bij zakelijke gebruikers is wel de compatibiliteit van aan Office gekoppelde bedrijfsspecifieke applicaties en plug-ins.

• (nl) Officiële website
• (en) www.office.com/roadmap Office 365 Roadmap