Kritieke prestatie-indicator

De concepten "kritieke prestatie-indicatoren" en "kritieke succesfactoren" werden bedacht door D. Ronald Daniel en Jack F. Rockart van McKinsey & Company. De termen werden in 1961 voor het eerst gebruikt. In 1995 hebben James A. Johnson en Michael Friesen het toegepast op vele verschillende branches.

Je spreekt van een KPI wanneer het belangrijk, dus 'key' is voor de organisatie. Daarnaast dient het geassocieerd te worden met 'performance', dus de prestaties binnen het bedrijf. Daarnaast indicieert 'indicator' het succes en voortgang van een project.

Ondernemingen proberen hun strategie in de praktijk te brengen. Om in de dagelijkse praktijk rekening te houden met de abstractere langetermijndoelen, stellen ze zich doelen voor de korte termijn. Men creëert zo operationele doelstellingen. Aan de hand van deze doelstellingen kan men beoordelen of een onderneming erin slaagt om de geplande strategie waar te maken. Bij de operationele doelstellingen zoekt men de kritieke prestatie-indicatoren, waarmee het management haar prestaties kan beoordelen.

Een KPI voldoet meestal aan het SMART-principe:

• Specifiek; Is de doelstelling eenduidig?
• Meetbaar; Onder welke (meetbare/observeerbare) voorwaarden of vorm is het doel bereikt?
• Acceptabel; Is deze acceptabel genoeg voor de doelgroep en/of management?
• Realistisch; Is het doel haalbaar?
• Tijdgebonden; Wanneer (in de tijd) moet het doel bereikt zijn?

Voorbeeld:

• Als het strategische doel van een bedrijf is om de snelste groei in zijn bedrijfstak te bereiken, kan zijn voornaamste prestatie-indicator de meting van de jaarlijkse opbrengstgroei zijn. Maar makkelijker is het om de KPI "de groei van het aantal klanten" te meten en te vergelijken.

Een kritieke succesfactor (KSF) is geen kritieke prestatie-indicator (KPI). Kritieke succesfactoren zijn zaken die van cruciaal belang zijn om een strategie succesvol uit te kunnen voeren. KPI's spelen ook een belangrijke rol bij leveranciersmanagement, omdat op deze manier de kwaliteit gemeten kan worden. KPI's zijn meetmethoden die managementdoelstellingen kwantificeren, zodat de uitvoering van de strategie gemeten kan worden. Een kritieke succesfactor is datgene wat een organisatie vooruit brengt, wat de bedrijfsvoering maakt of breekt. Medewerkers moeten zichzelf elke dag afvragen: 'Waarom zouden klanten voor ons willen kiezen?' en het antwoord ligt in de kritieke succesfactoren.

Voorbeeld:

• KPI = aantal nieuwe klanten.
• KSF = gebruik van een callcenter om offertes uit te brengen.

KPI's worden op drie niveaus gedefinieerd. Op het hoogste niveau (Visie en missie) zouden drie tot vijf KPI's voldoende zijn om te bepalen of een organisatie op koers ligt. Op lagere niveaus worden KPI's doorgaans samengesteld uit een verzameling onderliggende prestatie-indicatoren, meestal op basis van de balanced scorecard.

1. Visie en missie – In de visie en missie wordt de bestaansreden van een organisatie vastgelegd. Begrippen als strategische intentie, aandeelhouderswaardeperspectief (shareholder value perspective) en stakeholderwaardeperspectief spelen hierbij een rol;
2. Strategische doelstellingen – Waar moet de aandacht van de organisatie vooral naar uitgaan om haar visie succesvol na te streven. De interne en externe omstandigheden waarbinnen een organisatie moet werken spelen hierbij een bepalende rol. De geëigende manier om deze vast te stellen is de strategische analyses: SWOT-analyse, STEP-analyse, wat zijn de kerncompetenties, wat is de rol in de waardeketen (value chain);
3. Doelstellingen – Strategische doelstellingen zijn van hoog niveau. Om werkbaar te kunnen zijn voor organisaties, moeten deze daarom worden opgesplitst naar concrete en specifieke (SMART)-doelen. Deze worden omgezet naar tactische plannen, met realistische planningen, verantwoordelijken en budgetten. Volgens de uitgangspunten van SMART moeten ze daarenboven meetbaar zijn.

KPI's verstrekken belangrijke informatie aan de organisatie. Met deze informatie kan de ontwikkeling van de onderneming als geheel gevolgd worden, in vergelijking met het verleden en in vergelijking met de concurrentie. Daarnaast is het een handig instrument om voorspellingen mee te doen, door de resultaten te extrapoleren. Verder is een belangrijk voordeel van het gebruiken van de KPI dat een strategie op de lange termijn relatief eenvoudig vertaald kan worden naar prestaties op de korte termijn. Als de strategie is om de grootste speler in de industrie te worden, dan kan men als KPI proberen de snelste groeier te willen zijn van de bedrijfstak.

KPI's variëren tussen bedrijven en de industrieën, afhankelijk van hun prioriteiten en hun strategie. Een voedingsmiddelenconcern zoals Unilever zal heel andere KPI's hanteren dan een softwarebedrijf of een bibliotheek. Over het algemeen worden de prestatie-indicatoren in de jaarverslagen van de ondernemingen uitgelegd.

De meeste KPI's die ondernemingen meten zijn varianten op een beperkt aantal indicatoren. De meest voorkomende KPI's zijn hieronder weergegeven per deelgebied.

• KPI's: How an organization defines and measures progress toward its goals
• KPI's en slimme organisaties
• Key Performance Indicators Articles
• KPI Library
• KPI voorbeelden voor verkoopteams

• Business intelligence
• Balanced scorecard