Forensic auditing

Gedurende de inventarisatiefase wordt bepaald met welke soorten fraude de bedrijfshuishouding te maken kan krijgen. In de vorm van een op fraude gerichte risicoanalyse, kunnen de risicovolle processen, systemen en functies in kaart worden gebracht. Er kan ten behoeve van de inventarisatie gebruik worden gemaakt van bestaande gevallen en branchespecifieke voorbeelden. Kennis van de organisatie en bijbehorende fraude-indicatoren is in deze fase van belang.

Het opleiden en trainen van medewerkers behoort tot de preventiefase. Een verhoogd bewustzijn ten aanzien van fraudesignalen kan eraan bijdragen dat ‘het kwaad’ wordt voorkomen. Andere preventieve maatregelen zijn het screenen van mogelijk toekomstig personeel en het hanteren van een fraudeprotocol, waarbij de medewerkers een integriteitsverklaring moeten ondertekenen. Ook functiescheiding en toegangscontrole horen bij de preventie.

Of er sprake is van frauduleus handelen is in deze fase aan de orde. Een onverklaarbare post in de boekhouding, periodieke verschillen in de kas en opvallende resultaten na het vergelijken van klantprofielen zijn mogelijk signalen.

In de onderzoeksfase wordt een indicatie gegeven voor een mogelijke fraude, die nader moet worden onderzocht. Er wordt dan bijvoorbeeld gekeken naar het internet, de kas, naar nevenactiviteiten en naar het verloop van de aanbesteding.

De forensic auditor voert, wanneer hij betrokken is bij een onderzoek naar vermeende fraude, gesprekken met betrokkenen. Dat begint met een intakegesprek met de incidentmelder. De proces- of systeemeigenaar wordt geïnterviewd, en andere mogelijke betrokkenen. Ook kunnen er confrontatiegesprekken plaatsvinden, waarbij betrokkenen worden geconfronteerd met onderzoeksresultaten en waarbij verklaringen ter reactie aan hen worden voorgelegd, waarbij natuurlijk hoor- en wederhoor wordt toegepast.

Informatie die via bijvoorbeeld Kamer van Koophandel (KvK) beschikbaar is valt onder het open bronnenonderzoek.

Het persoonsgerichte onderzoek en de surveillance moeten in het kader van de privacy worden overgelaten aan specialisten, het mag volgens de gedragsregels van het IIA niet worden uitgevoerd door een internal auditor. Die specialisten moeten in het bezit zijn van een BOA certificaat (Buitengewoon Opsporings Ambtenaar) of over een diploma van een daartoe bevoegd instituut.