Informatie
Informatie (van Latijn informare: "vormgeven, vormen, instrueren") is alles wat kennis toevoegt en zo onwetendheid, onzekerheid of onbepaaldheid vermindert. Strikt genomen is informatie pas informatie als die interpreteerbaar is. Interpreteren en integreren van informatie resulteert in kennis. Er verschenen in de loop van de tijd honderden definities van het begrip. Dit komt doordat een aantal (sub)wetenschappen en toepassingsgebieden het verschillend gebruiken. Informatie wordt overgedragen via communicatie. Wie een boodschap overdraagt is de zender en wie de boodschap ontvangt is de ontvanger. Meestal is er tweerichtingsverkeer.
De eenheid van informatie ( en gegevens) is bit.
Gegevens, info en kennis
Informatie wordt vaak verward met de begrippen gegevens (of data) en/of kennis.
Gegevens zijn feiten of symbolen en worden pas informatie als ze betekenis, praktisch nut of relevante nieuwswaarde hebben voor de ontvanger.
Een andere definitie stelt dat de mate waarin onzekerheid wordt opgeheven, een maat voor de hoeveelheid informatie is.
Kennis is een product dat bepaald wordt door de informatie, ervaring, vaardigheden en attitude waarover een persoon beschikt. Machines (zoals computers en faxapparaten) begrijpen informatie niet zoals een mens; zij verwerken data (gegevens).
Een bekend voorbeeld van het onderscheid tussen informatie en gegevens is uit te leggen aan de hand van een telefoonboek. De telefoonnummers uit het telefoonboek zijn gegevens. Ze kunnen worden verwerkt. Men kan de telefoonnummers oplopend sorteren op abonneenummer, maar men kan de gegevens ook sorteren op achternaam. Men kan een selectie maken van alle nummers met een bepaald netnummer. Als iemand het telefoonnummer van zijn moeder zoekt in het telefoonboek, om dat nummer vervolgens te bellen, dan is dat ene nummer de informatie. Men weet dat men de telefoon moet pakken, om vervolgens het nummer te kunnen draaien of toetsen. De nummers moeten achtereenvolgens doorgegeven worden. In sommige gevallen kan het landnummer of zelfs het netnummer weggelaten worden. Soms moet de eerste 0 in het netnummer weggelaten worden. Dit moet je allemaal weten om de informatie op de juiste manier te gebruiken. Weet je dat niet, dan is het niet meer dan een gegeven, en wordt het in sommige gevallen zelfs als ruis ervaren.
Informatie in een boodschap
Een verzameling informatie die met een doel overgedragen wordt is een 'boodschap'. Die bevat informatie en meta-informatie. Zonder betekenis (bijvoorbeeld omdat de taal of de symbolen onbekend zijn) kan de info niet volledig overbracht worden. Informatie is dus een subjectief begrip.[1]
Informatie-eisen
Welke eisen moeten worden gesteld aan informatie?
- Integriteit
Dit is de betrouwbaarheid van de informatie. Het is belangrijk dat je de informatie bijvoorbeeld niet gaat veranderen om het positiever te maken dan het in werkelijkheid is. Je moet de juiste gegevens noteren welke op het moment gelden.
- Kwaliteit
Dit is hoe goed de informatie aansluit op de eisen van de klant. Hierbij kun je denken aan de opmaak, welke gegevens in het overzicht voorkomen enz. De informatie moet er niet rommelig uitzien, dit moet in een duidelijk overzicht worden weergegeven.
- Kwantiteit
Dit is de hoeveelheid van de informatie. Het is belangrijk om volledige informatie te verstrekken, anders kan het voorkomen dat er bepaalde informatie niet wordt weergegeven wat voor de ene persoon misschien niet belangrijk is maar voor de ander juist wel belangrijk kan zijn.
- Tijdigheid
Het is belangrijk om bepaalde informatie op tijd door te geven, anders kan het bijvoorbeeld voorkomen dat de informatie pas komt na het moment waar hij nodig is. (voorbeeld: de informatie welke op een vergadering nodig is wordt pas na de vergadering geleverd).
- Volledig
Het is belangrijk om volledige informatie te verstrekken, anders kan het voorkomen dat er bepaalde informatie niet wordt weergegeven wat voor de 1 misschien niet belangrijk is. Maar voor de ander kan het juist wel belangrijk zijn.
- Actueel (up-to-date)
De informatie moet niet uit verleden zijn gehaald, dit dient juiste informatie te zijn over de actuele gegevens. Dus over hoe de situatie OP DIT MOMENT is.
- Controleerbaar
Je moet middels een bepaalde procedure de informatie noteren/ontwikkelen. Je moet bijvoorbeeld niet cijferlijsten laten controleren wanneer de cijfers nog niet definitief zijn. Dan veranderen de cijfers bijvoorbeeld en kan het beeld van een leerling geheel veranderen.
- Mate van gedetailleerdheid / overzichtelijk
Een bekend gezegde luidt: "overdaad schaadt" of ook wel "eenvoud is de kenmerk van het ware". Bij het genereren van informatie gaat het dus (ook) over de kunst van het weglaten.
- Helderheid
Kort en krachtig, niet te veel opsmuk. Programma's die zich (te) veel bezighouden met de lay-out en kleurstelling en te weinig met de inhoudelijke kant van de gegevens, noemen programmeurs vaak "Bimbo-ware".
- Relevantie
Als je vraagt naar de winstcijfers per land, heb je geen behoefte aan een onderverdeling naar productgroep.
Kanalen
Er zijn verschillende manieren voor het overbrengen van informatie. Dit kan door middel van woorden of gebaren. Het medium waarvan gebruik wordt gemaakt bij het overbrengen van de boodschap wordt het kanaal genoemd. We kunnen verschillende groepen onderscheiden:
- zintuiglijke kanalen, zoals gezicht, gehoor, gevoel, geur en smaak;
- mechanische kanalen, zoals een pen of een typemachine;
- elektronische kanalen, zoals radio, telefoon of computer.
Als je niets zegt, kan toch een deel van de boodschap worden overgebracht door lichaamstaal. Zelfs je aanwezigheid, je zwijgen of je uitblijvende antwoord geven een boodschap aan de ander.
Ruis
In welke mate de informatie die overgebracht wordt aankomt bij de ontvanger is afhankelijk van verschillende factoren. Factoren die de informatieoverdracht negatief beïnvloeden worden ruis genoemd. Er bestaan verschillende soorten ruis.
Externe ruis
Onder externe ruis worden factoren verstaan die de ontvanger afleiden waardoor de informatieoverdracht wordt verstoord. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer je een gesprek probeert te voeren in een lawaaiige omgeving.
Interne ruis
Onder interne ruis worden factoren verstaan die liggen in de ontvanger of de verzender. Interne ruis kan verschillende oorzaken hebben:
- Het gesprek vindt plaats in een taal die een of beide gesprekspartners onvoldoende beheersen
- Culturele verschillen
- Een of beide gesprekspartners zijn geëmotioneerd
- De verzender drukt zich onduidelijk uit of maakt onvoldoende onderscheid tussen hoofd- en bijzaken
- De ontvanger trekt voorbarige conclusies of interpreteert de informatie op een manier die de verzendende partij niet voorzag
- De ontvanger ervaart de informatie als irrelevant en verwerkt deze bewust of onbewust niet
- De zender geeft meer informatie dan de ontvangende partij kan verwerken ("information overload").
Niveaus
Informatie kan op inhoudsniveau en betrekkingsniveau gezonden worden. Het inhoudsniveau betreft de concrete inhoudelijke informatie. Betrekkingsniveau is informatie op meta-niveau: bijvoorbeeld informatie over hoe een boodschap moet worden opgevat en hoe de verhoudingen zijn tussen de betrokkenen in een relatie. Vaak wordt tegelijkertijd een boodschap op inhoudsniveau en betrekkingsniveau gegeven.
Organisatorische informatie
In een organisatie (zoals een bedrijf) kent men verschillende soorten informatie.
- Interne informatie: informatie die niet in het openbaar komt. Bijvoorbeeld salarisgegevens, adresgegevens van klanten of productie-informatie.
- Externe informatie: informatie die in openbare bronnen beschikbaar is. Deze is te vinden in tijdschriften, boeken, beurzen, marktonderzoeken, etc.
- Strategische informatie: informatie om doelstellingen van de organisatie en grote investeringen te verantwoorden. Dit wordt vaak eenmalig verzameld en uitgegeven in de vorm van een rapport. Daarnaast verschaft de Strategische informatie het bestuur van de organisatie inzicht in de realisatie van veranderprocessen over een langere termijn. Als voorbeeld kan dienen de verandering van het gebruik van klantkanalen (van fysiek of telefonisch contact naar Online bijvoorbeeld)in de loop van een strategische planningsperiode van (bijvoorbeeld) drie jaar. Door inzicht in deze informatie kan het bestuur mensen, middelen en processen optimaal afstemmen op de realisatie van de gestelde langetermijndoelen.
- Tactische informatie: intern gerichte informatie op de middellange termijn. Deze informatie laat zien of primaire processen goed verlopen in een organisatie, bijvoorbeeld in de vorm van een week-, maand- of kwartaalrapportage. Ook geeft deze informatie inzicht in het realiseren van tactische doelstellingen. Een voorbeeld is informatie met betrekking tot de gemiddelde tijd dat een per mail binnengekomen klantvraag is beantwoord. Door inzicht in deze informatie kan het tactisch management direct sturen op het realiseren van de doelstellingen voor de middellange termijn.
- Operationele informatie: informatie om de operationele processen (dagelijks werk) in de organisatie mogelijk te maken. Dit is vastgelegd in bedrijfsroutines en handboeken.